Was ist Offboarding?

Offboarding bezeichnet den Prozess, in dem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Hierbei geht es nicht nur um die Abmeldung bei Finanzamt und Krankenkasse, sondern auch um den geordneten und reibungslosen Übergang von Wissen und Aufgaben an Kollegen oder Nachfolger. Das Ziel des Offboardings ist es, den Mitarbeiter zufrieden und mit einem guten Gefühl aus dem Unternehmen zu verabschieden.

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Inwiefern ist Offboarding wichtig?

Ein mangelhafter Offboarding-Prozess kann langfristig zu negativen Auswirkungen auf das Unternehmen führen. Zum einen kann der Ruf von Unternehmen als Arbeitgeber leiden, wenn ehemalige Mitarbeiter negativ über das Unternehmen sprechen. Zum anderen können unerledigte Aufgaben oder verlorenes Wissen zu Verzögerungen und Problemen im Unternehmen führen. 

Besonders aber kann ein positiver Abschied des Mitarbeiters dazu beitragen, dass dieser in Zukunft als Botschafter des Unternehmens fungiert, indem er es potenziellen Mitarbeitern oder Kunden empfiehlt. 

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Wie gestaltet man ein erfolgreiches Offboarding?

Ein erfolgreicher Offboarding-Prozess beginnt bereits vor dem Ausscheiden von Mitarbeitern. So sollte klar kommuniziert werden, welche Aufgaben bis zum letzten Arbeitstag noch zu erledigen sind und welche Aufgaben an wen übergeben werden. Auch der Austausch von Wissen und Erfahrung sollte bereits vor dem letzten Arbeitstag stattfinden. Hierfür bieten sich beispielsweise Übergabegespräche oder die Erstellung von Dokumentationen an. Am letzten Arbeitstag sollte dem Mitarbeiter eine angemessene Verabschiedung zuteilwerden. Dies kann beispielsweise in Form einer Abschiedsfeier oder eines Abschiedsgeschenks geschehen. Auch die Möglichkeit eines Abschlussgespräches sollte dem Mitarbeiter gegeben werden, um Feedback und Verbesserungsvorschläge zu geben.

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7 Gründe für ein gutes Offboarding

1. Gutes Ansehen als Arbeitgeber: Ehemalige Mitarbeiter können das Image des Arbeitgebers durch ihre Erfahrungen positiv, aber auch negativ beeinflussen. Daher ist es von großer Bedeutung, dass beide Parteien einvernehmlich auseinander gehen. Arbeitgeber können dazu beitragen, indem sie mit den betroffenen Mitarbeitern über die Gründe für die Trennung sprechen, sich für die Zusammenarbeit bedanken und kleine Abschiedsgeschenke überreichen.
2. Vermeidung ungewollter Mitarbeiterwechsel: Durch die Analyse der Trennungsgründe eines Mitarbeiters kann das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, welche Bereiche Verbesserungsbedarf haben. Arbeitgeber sollten diese Gründe beim Offboarding offen ansprechen, um Kündigungen anderer Mitarbeiter zu verhindern.
3. Gewinnung zukünftiger Mitarbeiter: Mitarbeiter, die das Unternehmen positiv verlassen und ein gutes Verhältnis zum ehemaligen Arbeitgeber haben, können wertvolle Fürsprecher in ihrem sozialen Umfeld sein, die Empfehlungen aussprechen. Dadurch kann das Unternehmen leichter vielversprechende Kontakte zu potenziellen Mitarbeitern knüpfen. Es sind auch Anreize wie Benefits für erfolgreiche Empfehlungen denkbar, um diese Art der Mitarbeitergewinnung zu fördern.
4. Strukturierte Übergabe: Ein sorgfältiger Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitern ist von großer Bedeutung, da diese über wertvolles Wissen zu Arbeitsabläufen und Kunden verfügen, welches sie an Kollegen und Nachfolger weitergeben können. Ein reibungsloser Übergang, bei dem der scheidende Mitarbeiter aktiv an einer strukturierten Übergabe mitwirkt, kann das Onboarding des Nachfolgers erleichtern.
5. Rückkehrmöglichkeiten verbessern: Positive Offboarding-Erfahrungen können die Chancen erhöhen, dass ehemalige Mitarbeiter sogar zurückkehren (möchten).
6. Rechtskonflikte vorbeugen: Gutes Offboarding kann Rechtsstreitigkeiten vermeiden, wenn Mitarbeiter unfreiwillig ausscheiden. Outplacement-Beratungen unterstützen den Mitarbeiter beim beruflichen Neubeginn und können helfen, Konflikte zu vermeiden.
7. Datenschutz beachten: Datenschutz und Geheimhaltung müssen gewährleistet werden, ebenso wie die Rückgabe von Arbeitsgeräten und Zutrittsmöglichkeiten. Besondere Vorsicht ist bei unfreiwilligen Trennungen geboten.

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Fazit 

Ein erfolgreiches Offboarding ist genauso wichtig wie ein gutes Onboarding. Denn es kann dazu beitragen, den Ruf des Unternehmens zu schützen und Probleme zu vermeiden. Ein erfolgreiches Offboarding beginnt im Vorfeld mit der klaren Kommunikation von Aufgaben und der Übertragung von Wissen und Erfahrungen. Am letzten Arbeitstag sollte man dem Mitarbeiter eine angemessene Verabschiedung bieten, um den Übergang für alle Beteiligten reibungslos zu gestalten.

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